La structure d’une configuration réseau

L’installation d’un réseau est une étape essentielle pour le fonctionnement d’une entreprise où pour sa maison. Peu importe qu’il s’agisse d’une rénovation, de travaux d’agrandissement où d’une nouvelle infrastructure, l’ installation réseau se fait selon des normes bien précises. L’installation se fait par des professionnels qui vont œuvrer selon des règles de conformités, structurées et sécurisées.

En amont, l’entreprise va devoir évaluer ses besoins et dresser un cahier des charges bien précis. La nature et la superficie des locaux ainsi que le nombre de personnes et les postes à relier sont des éléments décisifs avant d’entreprendre tous travaux. Il en va de même pour la nature du batiment, si c’est un vieux où batiment neuf. Enfin, les besoins en bande passante et en débit sont aussi pris en considération.

La connectique du réseau

Pour un site web optimal et une installation réseau sans faille, il est important de ne pas prendre à la légère l’étape du câblage. Afin de faire un lien entre les serveurs et les PC entre eux, l’entreprise va prendre en compte le positionnement de son plan de câblage. La vérification des serveurs physiques sera une étape primordiale pour s’assurer de la connectique des serveurs. Pour motoriser les serveurs, l’entreprise va devoir faire un choix pour le système d’exploitation : Windows où Linux.

Pour connecter les différents serveurs et les postes de travail, les commutateurs réseaux vont être indispensables car ils vont permettre de faire le lien entre les câblages et les équipements informatiques. Le but de cette étape c’est que l’entreprise doit être interconnectée avec tous les composants du réseau. Ensuite, il faudra paramétrer les serveurs et mettre en place l’adresse IP qui va permettre d’identifier chaque ordinateur.
Selon les catégories de services dans l’entreprise, la configuration logique doit être mise en place afin de connecter tel ordinateur avec tel serveur. La dernière étape consiste à régler les paramètres de sécurité comme l’identifiant où mot de passe pour accéder aux services du site web de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’on entend par GED ?

Pour mieux gérer une entreprise, il est préférable d’utiliser certaines techniques efficaces et faciles à appliquer. L’utilisation de logiciels garantit la facilitation du fonctionnement de l’entreprise. D’ailleurs, la gestion électronique des documents ou GED est le plus employé dans les sociétés.

Tout d’abord, la GED ou gestion électronique des documents est un logiciel visant à l’organisation et la gestion des contenus documentaires. Elle a pour but principal de prendre en charge le document comme la numérisation, le classement, la diffusion, la capture, mais aussi le stockage des documents. Elle met en œuvre le partage du ce contenu documentaire ainsi que d’autres processus suivant les paramètres utilisés ayant une installation réseau.

Pour quelle raison est- elle préférable d’utiliser la GED ?

Dans une société qu’elle soit grande ou petite, le document évoque, une certaine valeur jointe de l’activité. Par ailleurs, la GED apporte de nombreux avantages permettant d’avoir un bon niveau sur le plan qualité, délais, mais évidemment de productivité. En effet, ce logiciel aide au stockage de document qui réduit de façon impressionnante les documents à archiver. De plus en termes de productivité, la GED permet de gagner plus de temps pour la recherche d’un papier. Le logiciel est pourvu d’un système de partage pour tous les serviteurs grâce installation réseau.

La gestion commerciale ERP

Pour une bonne gestion d’une société, il est préférable d’avoir un système de gestion commerciale ERP. Pour améliorer son entreprise, il est nécessaire d’avoir ce type de logiciel pour le suivi des achats, pour les factures, les commandes, mais aussi les livraisons. De plus, il permet de gérer plus facilement les activités de l’entreprise. Ainsi, les informations sont plus fiables, mais aussi plus précises permettant de discerner toutes les activités de la société. Donc, pour mieux gérer son entreprise, il est plus préférable d’avoir une méthodologie de travail en ayant des logiciels adaptés.

Une gestion optimale des documents

Une entreprise utilise une masse énorme d’informations tous les jours. Elle reçoit des documents tels que des états bancaires, des factures ou encore divers emails, mais elle en produit aussi comme des lettres de relance pour ses clients. Beaucoup de données sont également collectées en interne : notes de service, contrats de travail, convention collective, etc. Tous ces fichiers doivent être archivés de la meilleure manière afin qu’ils soient rapidement accessibles et exploitables par les différents services.

La gestion informatisée des documents
Heureusement, des solutions existent pour une organisation optimale des documents à la fois électroniques et papiers manipulés par une société. L’utilisation de logiciel de gestion électronique des documents permet de les numériser, de les enregistrer dans une base de données et de retracer leur historique. On peut ainsi connaitre qui a produit le document de même que sa date de création et son destinataire. Son installation réseau est idéale pour que tous les services puissent accéder aux dossiers dont ils ont besoin.

Pourquoi opter pour une installation réseau de la base de données ?
Une facture est par exemple à la fois utilisée par la section commerciale et la comptabilité. La gestion électronique des documents évite leur expédition physique d’un département à un autre. Cette opération est chronophage, car il faut envoyer chaque papier dans un pli et il est indispensable que le réceptionnaire signe un cahier de transmission pour prouver qu’il l’a bien reçu. D’un autre côté les documents ne risquent pas de se perdre ou de s’égarer grâce à leur mise en réseau. Ils sont immédiatement visibles par les concernés dès qu’ils sont enregistrés dans la base.

Logiciel de gestion de documents et meilleure organisation des ventes
Le logiciel d’archivage de documents peut être combiné à une application de gestion commerciale ERP. Tous les documents portant sur le dossier d’un client sont ainsi centralisés au même endroit. La traçabilité de toutes les transactions est excellente. Tous les agents concernés peuvent les consulter dès qu’ils ont besoin d’une donnée dans la base de gestion commerciale ERP.

La gestion électronique des documents ou l’ère numérique

Avec l’explosion des réseaux informatiques et du NET, les versions papier des documents administratifs et d’entreprise tendent à disparaître. Ils symbolisent une période où les relations entre les personnes étaient à la mesure de la lenteur des moyens de communication.

Nouvel outil dans le paysage des NTIC, la gestion électronique des documents (GED) est une révolution sociétale. 10 % des secteurs de l’économie ont été totalement modifiés par le numérique.

LA GED, QU’EST CE QUE C’EST ?

GESTION : création, transmission, archivage
ELECTRONIQUE : informatique
DOCUMENTS : tous types de documents et de formats (textes, audio, vidéos, photos)

QUELLE EST LA DIFFERENCE ENTRE L’AVANT GED, ET AUJOURD’HUI ?

On pouvait photocopier des documents, les imprimer, les archiver en version papier. Ces démarches se limitaient à un fonctionnement interne.

Depuis l’an 2000, les documents sont dématérialisés et conservés sur serveurs, réseaux, clouds. Ils peuvent être créés, modifiés, analysés, authentifiés, classés, transmis.

Cette circulation des documents grâce à une installation réseau peut bénéficier à des clients, fournisseurs, prestataires, administrations.

Exemples de gestion électronique des documents :

Recevoir une facture électronique de gaz
Télécharger un dossier administratif
Payer une amende pour infraction routière

Les enjeux sont tels que de nombreux prestataires proposent des logiciels ou progiciels de GED ou de gestion commerciale ERP (planification de ressources d’une société).

Une ERP peut :
– Etablir le lien en mutualisant les informations communes
– Uniformiser les processus et les informations d’une entreprise
– Analyser les informations et les rendre accessibles

La gestion commerciale ERP peut être mise en place sur une installation réseau partielle ou intégrale au niveau d’une société. Elle est divisée en modules correspondant aux secteurs de l’activité interne de la société :
– Comptabilité
– Production
– Achats, ventes, stocks
– Ressources Humaines

Gestion électronique des documents

La GED ou gestion électronique des documents est un procédé qui consiste à optimiser les dossiers comportant des documents et données associées grâce à des systèmes informatiques performants en forme de logiciels ou matériels électroniques. La GED sert principalement à traiter et à exploiter les documents de façon simple et efficace. Capturer, acquérir, numériser, valider, diffuser, classer, nombreuses sont les actions disponibles sur l’outil. Le logiciel est pour la plupart du temps utilisé par les entreprises afin d’automatiser les taches consacrées aux documents. Tous les employés peuvent directement en bénéficier grâce à une installation réseau en commun.

Pourquoi utiliser la GED ?

Toutes les entreprises du monde entier doivent gérer des centaines de dossiers administratives pour le bon fonctionnement du travail. Les documents utiles doivent être classés distribués et traités. Cela demande une organisation spécifique rien que pour garder les archives. Pour faciliter cette tâche pénible, gestion électronique des documents est la solution adéquate grâce à l’informatisation. Pour les entreprises PME, le logiciel est d’une utilité capitale afin de mieux maitriser les diverses taches liées aux gestions des documents. La gestion commerciale ERP par exemple est un progiciel qui garantit un suivi total du cycle commercial tel que la gestion des stocks, les achats et les ventes.

Les avantages de la GED

Si le logiciel est utilisé dans de nombreuses entreprises, c’est surtout en raison de ses divers avantages. Sur le plan économique, elle génère des bénéfices liés à la qualité du résultat obtenu. La GED étant automatisée réduit de façon considérable les erreurs et les imperfections sur le traitement de données. Elle améliore la productivité de chaque personnel en réduisant le temps de travail lié au classement de documents et au cout de gestion. Grâce à l’installation réseau, la collaboration entre les employés est plus rapide. Pour les entreprises commerciales, la gestion commerciale ERP permet d’optimiser les ventes.

Principe de la gestion électronique de documents (GED)

La gestion électronique de documents, ou GED (DMS en anglais, pour Document Management System) consiste à organiser et à gérer les documents électroniques d’une organisation ou d’une entreprise à l’aide d’outils informatiques. Si les fonctionnalités les plus utilisées sont généralement le stockage, l’indexation (pour permettre des recherches), l’accès et la diffusion des informations contenues dans les documents, la GED peut également incorporer la numérisation des informations, individuellement (document par document) ou en masse (une grande quantité d’un seul coup, comme dans le cas de la numérisation d’archives par exemple).

Pour quelles applications ?

Le stockage de documents au format papier coûte cher, qu’il s’agisse de l’espace physique occupé, de leur conservation ou de la recherche d’informations. La numérisation des documents et leur archivage sur des serveurs (dans le cloud ou non) a un coût également, mais il est largement amorti grâce au gain en terme d’efficacité et de facilité de la recherche d’informations.

Rapidement, une GED va permettre de constituer un référentiel d’information pour une entreprise, contenant l’ensemble de ses documents. Il est simple à partir de ce référentiel, de gérer le cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur destruction.

De plus, une GED permet de stocker des documents hétérogènes et même non structurés. Certaines solutions proposent des fonctions d’analyses sémantique, syntaxique et morphologique des documents afin d’en extraire les informations qu’ils contiennent et de les structurer pour mieux les exploiter par la suite. L’accès aux documents et l’utilisation des données qu’ils abritent s’en trouvent grandement simplifiés.

Quelles solutions pour une GED ?

Un projet de GED au sein d’une entreprise ne s’improvise pas. Les besoins et les fonctions ciblées doivent être clairement identifiés de façon à sélectionner la solution la plus adaptée, tant en termes de fonctionnalités que de budget. Il existe de nombreuses solutions, propriétaires ou open source, adaptées plutôt à des petites structures ou au contraire à de grandes entreprises. Quel que soit le logiciel choisi, il ne faut pas négliger le coût de sa prise en main, de sa mise en place et de la formation des utilisateurs.

Votre assistant graphique en ligne

La société belge Compuzz propose différents services graphiques en ligne comme la vectorisation de logo, le détourage de photo ou la conversion de fichier image.

Les services sont prestés par des graphistes qualifiés et expérimentés.

Les tarifs sont tout simplement imbattables : 5 € par vectorisation de logo, 5 € par détourage de photo et 3 € par conversion de fichier.

C’est quoi la gestion électronique des documents ?

L’on a déjà au moins une fois entendu ou lu quelque part le terme “gestion électronique des documents” sans pour autant savoir ce que c’est. Bien, c’est un procédé qui vise à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une entité. L’une de ses principales phases consiste à numériser les documents au format papiers, pour les rendre en donnée numérique, nous évitant ainsi certains désagréments comme par exemple la dégradation de nos papiers causée par la moisissure par exemple, l’espace et les modes de conservations alloués à la conservation de ces dits documents. Cependant, à quoi nous serviront ces documents sauvegardés au format numérique?

Gestion commerciale ERP
Connue en français sous le nom de PGI (Progiciel de gestion intégré), l’ERP (Entreprise Ressource Planning en français Planification des ressources de l’Entreprise) est un progiciel permettant de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. Un logiciel ERP intervient sur les processus commerciaux et sur les échanges de données entre les différents départements de l’entreprise, la notion de gestion commerciale ERP. Comme vous pouvez le constater, les données numérisées plus haut sont utilisées en parallèle et sont accessibles à tous les départements pour une gestion optimale de l’entreprise. Ainsi l’on constate des gains de temps pour le traitement des informations. Maintenant, comment ces données transitent-elles?

Installation réseau
La mise en place d’un réseau informatique est primordiale pour une entreprise car c’est sur ce réseau que transiteront les données ou informations dont auront besoin ses différents départements pour une gestion optimale. Elle est précédée d’un cahier des charges précis pour déterminer les risques et les enjeux associés. Une installation réseau est mis en place en fonction de la taille et/ou du secteur d’activité de l’entreprise par des structures spécialisées dans le domaine.

La GED

Dans son fonctionnement quotidien, une entreprise est amenée à produire autant de paperasses que sa politique de gestion le lui impose. De la gestion archaïque et disparate des informations contenues dans ces différents documents de multiples formats (fichiers d’application ou électroniques et autres) et la simplicité de gestion offerte par la technologie moderne, le choix n’est plus discutable. Et une solution en la matière est proposée sous l’appellation de”Gestion Électronique des Documents : GED”

L’intérêt d’opter pour une GED
La gestion électronique des documents s’entend comme un ensemble de processus visant à l’harmonisation et à la centralisation des documents en vue d’en faciliter l’accès. Elle permet donc de donner vie à un document au travers d’un système informatisé qui aboutira à un optimal rendement de l’entreprise. Mieux elle promeut :
• Une bonne productivité de la ressource humaine en simplifiant considérablement le temps de traitement des documents ordinaires
• Une mise à la disposition de documents sécurisés entre collaborateurs de la structure en vue d’une activité professionnelle accélérée
• Une radicale réduction des charges financières liées à la gestion des supports physiques que sont les papiers, encre
• Une autonomisation des tâches administratives effectuées dans le cadre de l’entreprise

Un logiciel facile d’utilisation
Avec son interface incorporée au navigateur, la GED est une condensée de solutions révolutionnaire. Elle est aussi simple qu’efficace et participe à une harmonieuse gestion des documents numérisés. Son installation réseau local de l’entreprise permet d’optimiser le temps de traitement des documents et de répondre ainsi au plus tôt aux engagements contractuels.

La GED et les logiciels ERP
Les logiciels ERP (Entreprise Resource Planning) ou la Planification des Ressources de l’Entreprise sont un ensemble de solutions informatiques pour une gestion commerciale basées sur les évolutions commerciales. Les logiciels ERP permettent une gestion commerciale ERP et un échange de données entre les départements de l’entreprise.
Tout comme la GED, la gestion commerciale ERP valorise une gestion centralisée de l’entreprise grâce à son installation réseau.

Assurer son suivi financier avec le logiciel Bob

La comptabilité est primordiale dans une entreprise. En effet c’est elle qui défini la situation financière de celle ci, mais à travers les déclarations et les charges, vous risquez d’avoir des difficultés à distinguer votre bénéfice réel. Depuis quelques temps le logiciel bob a fait son apparition, auprès des PME. le bob est un outil informatique de gestion complète pouvant réaliser une comptabilité approfondie d’une structure et ainsi apporter un gain de temps important à son administrateur.

Une maîtrise rapide et logique.

Simple et lisible l’interface du logiciel bob donne accès à plusieurs fonctionnalités tel que les consultations de données, le paiement, le transfert, l’encodage, etc … et propose de nombreuses valeurs comptables. Le bob comptabilité de décompose en trois grand pôles de gestions ; Les clients, administratif quotidien et les fournisseurs. Un gain de place à ne pas négliger dans la saisie informatique. En outre bob comptabilité est un véritable système d’archivage puisque vous pouvez filtrer l’ensemble de vos factures, de vos commandes très rapidement, mais aussi planifier vos échéances.

Une mise en relation avec l’extérieur.

Équipé d’un moteur de recherche interne, il est aisé de retrouver une société avec son numéro de TVA. Ce dernier privilégie d’autant la mise en contact avec les acteurs externes de votre entreprise grâce au traitement de mail et en vous laissant la possibilité de partager vos documents. Vous pouvez également lier le bob avec les sites des collectivités pour faciliter les échanges avec les organismes (exemple : déclaration de TVA).

En centralisant vos données et en les confiant à ce logiciel d’exploitation vous réalisez à la fois un gain de temps important sur vos tâches administratives mais imposez une comptabilité, gérée et rigoureuse qui vous permettra par la suite de clarifier votre activité avec des résultats précis.