La gestion électronique des documents ou l’ère numérique

Avec l’explosion des réseaux informatiques et du NET, les versions papier des documents administratifs et d’entreprise tendent à disparaître. Ils symbolisent une période où les relations entre les personnes étaient à la mesure de la lenteur des moyens de communication.

Nouvel outil dans le paysage des NTIC, la gestion électronique des documents (GED) est une révolution sociétale. 10 % des secteurs de l’économie ont été totalement modifiés par le numérique.

LA GED, QU’EST CE QUE C’EST ?

GESTION : création, transmission, archivage
ELECTRONIQUE : informatique
DOCUMENTS : tous types de documents et de formats (textes, audio, vidéos, photos)

QUELLE EST LA DIFFERENCE ENTRE L’AVANT GED, ET AUJOURD’HUI ?

On pouvait photocopier des documents, les imprimer, les archiver en version papier. Ces démarches se limitaient à un fonctionnement interne.

Depuis l’an 2000, les documents sont dématérialisés et conservés sur serveurs, réseaux, clouds. Ils peuvent être créés, modifiés, analysés, authentifiés, classés, transmis.

Cette circulation des documents grâce à une installation réseau peut bénéficier à des clients, fournisseurs, prestataires, administrations.

Exemples de gestion électronique des documents :

Recevoir une facture électronique de gaz
Télécharger un dossier administratif
Payer une amende pour infraction routière

Les enjeux sont tels que de nombreux prestataires proposent des logiciels ou progiciels de GED ou de gestion commerciale ERP (planification de ressources d’une société).

Une ERP peut :
– Etablir le lien en mutualisant les informations communes
– Uniformiser les processus et les informations d’une entreprise
– Analyser les informations et les rendre accessibles

La gestion commerciale ERP peut être mise en place sur une installation réseau partielle ou intégrale au niveau d’une société. Elle est divisée en modules correspondant aux secteurs de l’activité interne de la société :
– Comptabilité
– Production
– Achats, ventes, stocks
– Ressources Humaines