Principe de la gestion électronique de documents (GED)

La gestion électronique de documents, ou GED (DMS en anglais, pour Document Management System) consiste à organiser et à gérer les documents électroniques d’une organisation ou d’une entreprise à l’aide d’outils informatiques. Si les fonctionnalités les plus utilisées sont généralement le stockage, l’indexation (pour permettre des recherches), l’accès et la diffusion des informations contenues dans les documents, la GED peut également incorporer la numérisation des informations, individuellement (document par document) ou en masse (une grande quantité d’un seul coup, comme dans le cas de la numérisation d’archives par exemple).

Pour quelles applications ?

Le stockage de documents au format papier coûte cher, qu’il s’agisse de l’espace physique occupé, de leur conservation ou de la recherche d’informations. La numérisation des documents et leur archivage sur des serveurs (dans le cloud ou non) a un coût également, mais il est largement amorti grâce au gain en terme d’efficacité et de facilité de la recherche d’informations.

Rapidement, une GED va permettre de constituer un référentiel d’information pour une entreprise, contenant l’ensemble de ses documents. Il est simple à partir de ce référentiel, de gérer le cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur destruction.

De plus, une GED permet de stocker des documents hétérogènes et même non structurés. Certaines solutions proposent des fonctions d’analyses sémantique, syntaxique et morphologique des documents afin d’en extraire les informations qu’ils contiennent et de les structurer pour mieux les exploiter par la suite. L’accès aux documents et l’utilisation des données qu’ils abritent s’en trouvent grandement simplifiés.

Quelles solutions pour une GED ?

Un projet de GED au sein d’une entreprise ne s’improvise pas. Les besoins et les fonctions ciblées doivent être clairement identifiés de façon à sélectionner la solution la plus adaptée, tant en termes de fonctionnalités que de budget. Il existe de nombreuses solutions, propriétaires ou open source, adaptées plutôt à des petites structures ou au contraire à de grandes entreprises. Quel que soit le logiciel choisi, il ne faut pas négliger le coût de sa prise en main, de sa mise en place et de la formation des utilisateurs.