Une gestion optimale des documents

Une entreprise utilise une masse énorme d’informations tous les jours. Elle reçoit des documents tels que des états bancaires, des factures ou encore divers emails, mais elle en produit aussi comme des lettres de relance pour ses clients. Beaucoup de données sont également collectées en interne : notes de service, contrats de travail, convention collective, etc. Tous ces fichiers doivent être archivés de la meilleure manière afin qu’ils soient rapidement accessibles et exploitables par les différents services.

La gestion informatisée des documents
Heureusement, des solutions existent pour une organisation optimale des documents à la fois électroniques et papiers manipulés par une société. L’utilisation de logiciel de gestion électronique des documents permet de les numériser, de les enregistrer dans une base de données et de retracer leur historique. On peut ainsi connaitre qui a produit le document de même que sa date de création et son destinataire. Son installation réseau est idéale pour que tous les services puissent accéder aux dossiers dont ils ont besoin.

Pourquoi opter pour une installation réseau de la base de données ?
Une facture est par exemple à la fois utilisée par la section commerciale et la comptabilité. La gestion électronique des documents évite leur expédition physique d’un département à un autre. Cette opération est chronophage, car il faut envoyer chaque papier dans un pli et il est indispensable que le réceptionnaire signe un cahier de transmission pour prouver qu’il l’a bien reçu. D’un autre côté les documents ne risquent pas de se perdre ou de s’égarer grâce à leur mise en réseau. Ils sont immédiatement visibles par les concernés dès qu’ils sont enregistrés dans la base.

Logiciel de gestion de documents et meilleure organisation des ventes
Le logiciel d’archivage de documents peut être combiné à une application de gestion commerciale ERP. Tous les documents portant sur le dossier d’un client sont ainsi centralisés au même endroit. La traçabilité de toutes les transactions est excellente. Tous les agents concernés peuvent les consulter dès qu’ils ont besoin d’une donnée dans la base de gestion commerciale ERP.